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Diktieren in der Kanzlei ohne Cloud: Worauf es bei Diktiersoftware ankommt

Stand: 12. Oktober 2026

In kaum einem Beruf wird so viel diktiert wie in der Kanzlei: Schriftsätze, Aktenvermerke, E-Mails an Mandanten. Lange lief das über Diktiergerät und Sekretariat, heute zunehmend über Spracherkennung, die den Text direkt schreibt. Dabei gibt es eine Frage, die in anderen Branchen eine Randnotiz ist und hier im Mittelpunkt steht: Wohin geht das Gesprochene?

Cloud-Diktat ist erlaubt, aber nicht ohne Aufwand

Seit 2017 dürfen Anwältinnen und Anwälte externe Dienstleister einbeziehen, auch Cloud-Anbieter (§ 203 Abs. 3 StGB, § 43e BRAO). Die Bedingungen sind klar: Der Dienstleister muss sorgfältig ausgewählt, in Textform zur Verschwiegenheit verpflichtet und über die strafrechtlichen Folgen belehrt werden. Offenbart werden darf nur, was für seine Leistung erforderlich ist, und bei Anbietern außerhalb der EU kommt die Frage nach einem vergleichbaren Schutzniveau hinzu.

Für ein Diktatprogramm heißt das: Jedes Diktat mit Mandantennamen, Sachverhalt und Strategie geht an einen Dritten, und die Kanzlei muss diesen Weg vertraglich und organisatorisch absichern und dokumentieren. Das ist lösbar, aber es ist Arbeit, und sie fällt für jede Software an, in die diktiert wird.

Lokale Spracherkennung: Die Frage stellt sich gar nicht erst

Läuft die Erkennung auf dem Rechner in der Kanzlei, verlassen Audio und Text den PC nicht. Für die Diktate gibt es dann keinen externen Empfänger: keinen Dienstleister, den man verpflichten müsste, und keine Verarbeitung in einem fremden Rechenzentrum.

Prüfen Sie trotzdem, was eine Software außer den Diktaten überträgt, etwa zur Lizenzprüfung, und stimmen Sie sich im Zweifel mit Ihrem Datenschutzbeauftragten ab. Dieser Text ist keine Rechtsberatung.

Fünf Punkte für die Auswahl

1. Fachbegriffe und Namen

Testen Sie mit eigenen Schriftsätzen, nicht mit Beispielsätzen. Gesetzesnamen, Aktenzeichen und Mandantennamen sind die Stellen, an denen jede Erkennung zuerst stolpert. Entscheidend ist, ob Sie der Software Ihre Begriffe beibringen können.

2. Schreibt die Software dort, wo Sie arbeiten?

Gut ist eine Lösung, die direkt in Word, Outlook und Ihre Kanzleisoftware schreibt, statt in ein eigenes Fenster, aus dem Sie den Text herauskopieren müssen. Arbeiten Sie über Fernzugriff (Citrix, Remote Desktop), testen Sie genau diesen Weg vor der Entscheidung.

3. Befehle für die Struktur

Neuer Absatz, den letzten Satz verwerfen, Text in die Zwischenablage: Das sollte per Sprache gehen, ohne zur Maus zu greifen.

4. Mehrere Arbeitsplätze

Diktieren mehrere Personen oder an mehreren Rechnern, achten Sie darauf, wie die Lizenz Geräte und Personen zählt.

5. Was passiert ohne Internet?

Bei Cloud-Diktat gilt: kein Netz, kein Diktat. Lokale Erkennung arbeitet auch im Zug und bei gestörter Verbindung.

So macht es atomAI Scribe

• Erkennung auf dem PC. Ein normaler Prozessor genügt, eine Grafikkarte ist nicht nötig. Audio und Text verlassen den Rechner nicht; an uns gehen nur die Anmeldung und die Lizenzprüfung, nie Diktatinhalte (siehe Datenschutzerklärung).
• Ein Tastenkürzel für jedes Programm: Strg + Alt + D (änderbar), sprechen, noch einmal drücken. Der Text steht am Cursor, in jedem Windows-Programm mit Textfeld.
• Satzzeichen und Großschreibung automatisch. Dazu vier Befehle am Ende des Gesagten: „Scribe, neuer Absatz“, „Scribe, streich das“, „Scribe, kopier das“ und „Scribe, abbrechen“.
• Eigenes Wörterbuch und Textbausteine ab der Standard-Stufe, praktisch für Grußformeln und wiederkehrende Absätze.
• Eine Team-Stufe mit bis zu zehn Geräten für mehrere Personen.
• Deutsch und 22 weitere Sprachen, in jeder Stufe.

Was Scribe nicht kann

• Scribe läuft nur unter Windows 10 und 11 (64 Bit).
• Es ist für das Live-Diktat gebaut. Aufnahmen vom Diktiergerät tippt es nicht ab.
• Es bringt keine juristischen Fachwörterbücher mit; Ihre Begriffe tragen Sie im Wörterbuch ein.
• Es gibt keine zentrale Verwaltungskonsole für große Organisationen.
• Beim ersten Start zeigt Windows einen SmartScreen-Hinweis, weil das Installationsprogramm noch nicht signiert ist: „Weitere Informationen“, dann „Trotzdem ausführen“.
• Die Website und der Kauf sind auf Englisch; die App selbst gibt es auf Deutsch.

Quellen

• § 43e BRAO – Inanspruchnahme von Dienstleistungen
• § 203 StGB – Verletzung von Privatgeheimnissen